Droga Arvato SCS ku zwiności
Cel zmiany
W czym jednak Agile może nam pomóc? Otóż, odpowiadając najkrócej – w jeszcze szybszym dostarczaniu wartości, poprzez wzrost zaangażowania i współpracy. Podejście silosowe (działowe, obszarowe), nawet jeśli jest dobrze realizowane, ma swoje wady – oddzielne zespoły np. operacyjne, inżynierii logistyki, IT, HR, muszą współpracować przy realizacji złożonych zadań i projektów. Synchronizacja, w przypadku wdrażania bardzo krosowych rozwiązań, jest często trudna ze względu na różne priorytety w tych zespołach. Dodatkowym problemem jest rozproszenie zasobów do różnych zadań i nawet jeśli konkretny pracownik ma zająć się ważnym zadaniem, to często jest on rozpraszany tematami z innych obszarów, za które też odpowiada lub które wdrażał w przeszłości i posiada w tym przypadku największą wiedzę. Powoduje to, że często projekt, nawet jeśli jest dobrze zarządzany i z dużym priorytetem w realizacji, trwa znacznie dłużej, niż powinien. A jeśli chcemy być firmą nastawioną na klienta z nowoczesnymi rozwiązaniami w obszarze logistycznym, to nie możemy sobie pozwolić na wolne tempo wdrożeń tego typu rozwiązań.
Każda organizacja powinna się stale rozwijać w celu optymalizacji swoich procesów, żeby dostarczać coraz większą wartość biznesową dla swoich klientów. W Arvato SCS traktujemy takie podejście bardzo poważnie, co potwierdza nasza wizja: „Be the most client-focused and data/IT driven international supply chain company” (Być najbardziej nakierowaną na klienta i opartą na danych/IT międzynarodową firmą
w branży łańcucha dostaw) oraz nasza misja: „Tworzenie innowacyjnych, dostosowanych do potrzeb naszych Klientów rozwiązań w celu umożliwienia im rozwoju i transformacji” - zobacz link na benow: ( http://benow/SCM/SitePages/Strategia.aspx ).
Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, doszliśmy do wniosku, że warto zweryfikować system realizacji przez nas bieżących zadań. Nie oznacza to, że widzimy jakieś poważne problemy w wypełnianiu przez nas celów. Wręcz przeciwnie – firma osiąga najlepsze wyniki wydajnościowe
w swojej historii – od strony operacji realizujemy astronomiczne liczby wysyłek przy jednoczesnym podnoszeniu zdolności wysyłkowych
i wydajności, od strony IT jeszcze nigdy nie realizowaliśmy tak wielu godzin programistycznych prac w jednym miesiącu; jako firma mamy obecnie najwięcej zatwierdzonych wdrożeń nowych klientów i pracę zaplanowaną praktycznie do wakacji 2021. Właśnie w takim czasie, organizacje myślące strategicznie, rozpoczynają projekty optymalizacyjne, po to, żeby w przyszłości móc jeszcze sprawniej realizować jeszcze większe wyzwania.
Z tego powodu w 2020 Arvato SCS realizuje w ramach projektu strategicznego związanego z transformacją cyfrową, projekt Agile Mindset. Czym jest Agile? W największym możliwym skrócie Agile narodził się w IT, w obszarach tworzących oprogramowanie na początku XXI wieku. Wtedy to powstał tak zwany Manifest Agile, który najlepiej chyba obrazuje, na czym polega ta zmiana.
Dla mnie Agile to podejście właścicielskie (firma zostaje podzielona na produkty (np. w banku produktem może być linia kredytowa czy karta płatnicza, a w Arvato produktem może być proces logistyczny np. wysyłka lub obsługa kluczowego klienta), które posiadają swoich właścicieli
i zespoły odpowiedzialne za ich usprawnianie) oraz proces optymalnego, dopasowanego do aktualnych potrzeb, wdrażania usprawnień po to, żeby jak najszybciej dostarczyć wartość dla klienta czy organizacji. Cel ten realizowany jest przez dedykowany, a przez to mocno zaangażowany, zespół zwinny składający się najczęściej z kilku osób. Zespół pracuje w określonych iteracjach (tzw. Sprintach), podczas których planuje, co jest do zrealizowania, następnie realizuje i później podsumowuje oraz wdraża usprawnienia. Co ważne każda iteracja powinna dostarczyć widoczną wartość.
Krystian Brydzki
Dyrektor Pionu IT
Arvato SCS Polska
Obecne bolączki
Co chcemy zrobić?
„Manifest zwinnego programowania
Odkrywamy nowe metody programowania dzięki praktyce w programowaniu
i wspieraniu w nim innych. W wyniku naszej pracy, zaczęliśmy bardziej cenić:
Ludzi i interakcje od procesów i narzędzi,
Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji,
Współpracę z klientem od negocjacji umów,
Reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu.
Oznacza to, że elementy wypisane po prawej są wartościowe, ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej.”
Od tego czasu Agile ewoluował w stronę biznesu i obecnie większość firm uznawanych za najbardziej dynamiczne używa tego podejścia w swoich procesach wytwórczych. Z tych najbardziej znanych to: Spotify, Amazon, Dropbox, a z polskich wdrożeń to Allegro, Santander, PZU, Orange.
Moja perspektywa
Obecny status
Do projektu przystąpiliśmy z początkiem roku. Na ten rok w zdefiniowaliśmy sobie za cel przeszkolenie osób, które są w firmie odpowiedzialne za wdrażanie zmian (około 200 osób), zbudowanie koncepcji wdrożenia i pracy zgodnie z metodyką Agile'ową oraz wystartowanie pracy w tym trybie z dwoma produktami i zespołami w ramach testowania podejścia i efektywności pracy. W zbudowaniu koncepcji i metodyki wspomaga nas dwóch konsultantów zewnętrznych z dużym doświadczeniem we wspieraniu podobnych do naszej przemian: Łukasz Bręk i Tomasz Dzierżek działający jako #białko (https://bialko.eu/). W gronie Dyrekcji Arvato SCS, wraz z konsultantami,
w ciągu ostatnich kilku miesięcy, przeprowadziliśmy kilka warsztatów, na których zdefiniowaliśmy naszą wizję wdrożenia Agile, podejście pod produkty, zdefiniowaliśmy harmonogram, mierniki wdrożenia i ryzyka.
Nasza wizja i droga do jej osiągnięcia
Wizja tego co chcemy osiągnąć w ramach wdrożenia to:
„Arvato jako pierwszy wybór 3PL (logistyki firm trzecich) dzięki posiadaniu wyjątkowych produktów, które nieustannie są rozwijane przez mające wspólne cele i współpracujące razem, samoorganizujące się i odpowiedzialne zespoły, oparte o przejrzyste odpowiedzialności, priorytety i jasność podstawowych procesów. Osiągniemy to przez zmianę sposobu myślenia na bardziej właścicielskie, skupienie się na współpracy zespołowej i szybsze dostarczanie wartości dla naszych klientów.”
Na spotkaniu z Dyrekcją 16.10.2020 zatwierdziliśmy koncepcję i produkty do przetestowania nowego podejścia.
Plany na przyszłość
Ze względu na obecną sytuację związaną z COVID-19, mamy lekkie opóźnienie w projekcie i po korekcie harmonogramu chcemy zakończyć szkolenia i rozpocząć testy w dwóch zespołach do końca pierwszego kwartału 2021. Podejście będziemy testować około 6 miesięcy, ale już w połowie tego okresu chcielibyśmy podjąć decyzję o prowadzeniu dalej bądź nie projektu. Jeśli podejmiemy decyzję o kontynuacji, to chcielibyśmy wtedy rozszerzyć zakres do wszystkich zespołów operacyjnych w obszarze consumer product. Inne obszary będą oczywiście też mogły korzystać z tego doświadczenia i w miarę możliwości wdrożeniowo-zasobowych także uruchamiać zespoły. Podobnie jak
z weryfikacją fazy I, weryfikację fazy II także chcielibyśmy przeprowadzić w połowie jej trwania i na tej podstawie podjąć decyzję
o rozpoczęciu fazy III, czyli wdrożenia w pozostałych obszarach firmy. Jeśli weryfikacje będą przebiegały pomyślnie, to zgodnie z tym planem 01.03.2022 możemy współpracować Agile’owo w całym Arvato SCS Polska. Nie oznacza to, że wszędzie musimy definiować produkty i tworzyć zespoły zwinne. Takie podejście będzie miało sens w obszarach, które wymagają ciągłych usprawnień i stałych zespołów, które będą je realizować.
Zakładamy, że w innych miejscach naszej firmy powstaną tak zwane Shared Serwisy oraz System Teamsy. Shared Serwisy to unikalne
z punktu widzenia organizacji kompetencje np. Programista Frontend (UX) czy Inspektor Ochrony Danych Osobowych. System Teamsy to zespoły centralne, które świadczą swoje usługi dla kilku Zespołów Agile’owych mogą to być np. Działy zajmujące się szkoleniami, księgowością, usługami service desk czy obsługą kadrową. Zespoły Agile’owe będą współpracowały z Shared Serwisami oraz System Teamsami.
Testowanie podejścia (Proof of Concept)
Wracając do fazy I zdecydowaliśmy się przetestować podejście na dwóch zdefiniowanych wcześniej produktach – „Raportowanie i Analityka w ASCS” oraz część produktu „Rozwój procesów logistycznych” – „Outbound”. Do ww. produktów zostaną powołani Product Ownerzy
i Zespoły Agile’owe. Następnie po wdrożeniu zespołów i przekierowaniu ich do pracy w trybie Agile (odciążenie od innych, obecnie wykonywanych zadań), będziemy mogli rozpocząć pracę. Jak wcześniej wspomniałem, realne jest wystartowanie pracy w tym podejściu
w I kwartale 2021. Test potrwa od 6 do 9 miesięcy, po zakończeniu zostanie on podsumowany, aby w kolejnym kroku dokonać ewentualnych korekt w procesie i podjąć decyzję o wprowadzeniu podejścia Agile również w innych obszarach firmy niż tylko te, które były przedmiotem PoC.
Wszyscy zmieniamy swój mindset na zwinny
Podsumowując, zarówno świat jak i Arvato SCS działają coraz szybciej. Kiedyś można było sobie pozwolić na kilkuletnie projekty wdrożeniowe. Teraz w ciągu kilku lat może powstać firma, która zmieni o 180 stopni podejście pod działanie danego obszaru naszego życia i zostanie sprzedana do jednego z potentatów technologicznych. Przykładów jest mnóstwo. Jednym może być Fitbit i przejęcie go przez Google.
Arvato SCS chce potwierdzać swoją pozycję lidera w obszarze logistyki firm trzecich (3PL Logistics), chce kształtować trendy w tym zakresie, chce być pierwszym wyborem dla firm chcących powierzyć operatorowi zarządzanie obszarem logistyki. Dlatego musimy optymalizować swoje procesy produkcyjne i coraz szybciej dostarczać unikalne, oparte na danych i technologii, wartości dla swoich klientów. Wierzę, że podejście Agile’owe pomoże nam osiągnąć ten cel. Projekt Agile Mindset to nie tylko zmiana procesu pracy projektowej, to przede wszystkim zmiana naszego podejścia na bardziej zwinne i produktowe. Wszyscy zmieniamy naszą organizację na zwinną!
Będziemy Was informować o postępach i wnioskach z tej zmiany.
